Jul 24

Sie arbeiten chaotisch und brauchen Ordnung im Büro? – 6 Tipps

Viele Menschen kennen folgendes Problem: Die Aktien liegen überall im Büro rum, Post-ist kleben an jeder Ecke und auch der Desktop auf dem Computer gleicht einem Schweinestall. Nicht jedem Menschen wird der Ordnungssinn in die Wiege gelegt. Doch mit der richtigen Organisation können selbst die größten Chaoten unter uns Ordnung in Ihr Leben bringen.

Unordnung erschwert nicht nur die Arbeit, weil man ewig nach bestimmten Ordnern, Daten und Unterlagen suchen muss, sondern erzeugt auch inneren Stress. Was auf den ersten Blick als Unannehmlichkeit erscheint, kann langfristig auf das Gemüt schlagen und gar zu Stress und Burnout führen. Wir möchten Ihnen deshalb einige Tipps vorstellen, damit Sie Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.

1. Schreibtisch aufräumen

Der Schreibtisch ist das Herzstück eines jeden Büros. Deshalb ist es hier besonders wichtig, Ordnung zu halten. Denn selbst wenn man am Rechnen arbeitet und wenig mit der Umgebung zu tun hat, bemerkt man doch die Unordnung aus dem Augenwinkel. Das führt unvermeidlich zur inneren Unruhe und ist nicht gerade förderlich für eine fokussierte Arbeitsweise.

Räumen Sie deshalb Ihren Schreibtisch auf. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann arbeiten Sie sich systematisch vor. Fangen Sie mit der linken, oberen Seite des Tisches an und arbeiten Sie sich von der linken zur rechten Seite. Auf diese Weise fühlen Sie sich nicht überfordert und wissen, was Sie als nächstes tun müssen.

Schaffen sie notfalls weniger wichtige Akten und Unterlagen provisorisch in einen Karton, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt ordnen können. So bringen Sie schnell mehr Ordnung ins Chaos.

2. Prioritäten setzen

Jeder Büroarbeiter muss wichtiges von unwichtigem unterscheiden, damit er die dringlichen Projekte sobald wie möglich abarbeiten kann. Schreiben Sie lieber erst die Abrechnung fertig als eine E-Mail zu beantworten, die sie auch zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten könnten. Setzen Sie die richtigen Prioritäten, um Stress zu vermeiden.

Dadurch bekommen Sie ein Gefühl von Ordnung in Ihren Arbeitstag, weil die Abarbeitung von dringlichen Projekten sie innerlich erleichtern.

3. Ablenkungen vermeiden

Eines der größten Probleme unserer modernen Arbeitswelt sind ständige Ablenkungen. Selbst Wissenschaftler haben festgestellt, dass Multi-Tasking schlechte Ergebnisse liefert. Besonders durch Smartphones fühlen sich viele Menschen dazu genötigt, immer erreichbar zu sein und auf jede Anfrage von Freunden oder Kunden augenblicklich antworten zu müssen.

Doch vieles ist gar nicht so dringlich, wie es auf dem ersten Blick scheint. Planen Sie deshalb feste Zeiten für E-Mail und Whatsapp ein und lassen Sie Ihr E-Mailprogramm bis dahin geschlossen. Ähnlich sollten Sie Ihr Handy weglegen und nicht wahrnehmen, wenn es klingt oder blinkt.

Dadurch haben Sie weniger Stress und arbeiten nachweislich produktiver. Wissenschaftler haben gar festgestellt, dass eine einzige Ablenkung während einer fokussierten Arbeit die Produktivität um durchschnittlich 20 Minuten zurückwirft. Vermeiden Sie aus diesem Grund alle möglichen Ablenkungen.

4. Belohnen Sie sich!

Das menschliche Gehirn arbeitet ähnlich wie die eines Haustieres, dem man bestimmte Tricks beibringt. Wenn man es für gute Verhaltensweisen belohnt, möchte es diese wiederholen. Belohnen Sie sich für unangenehme Aufgaben, die Sie erledigt. Gönnen Sie sich eine Pause oder einen kleinen Snack und mit der Zeit werden Sie merken, dass diese vermeintlich unangenehmen Aufgaben immer mehr Spaß machen.

5. Verantwortung abgeben

Der größte Stress und Zeitdruck entsteht, wenn Sie sich für alles verantwortlich fühlen. Sie müssen nicht auf alle Anfragen Ihrer Mitarbeiter reagieren oder sich für deren Fehler verantwortlich fühlen. Entspannen Sie sich und konzentrieren Sie sich lieber auf das, was Sie wirklich verändern können.

Falls das jedoch unangenehme Ausmaße aufnimmt, sollten Sie in Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen ein wenig mehr Organisation ins Büro bringen. Die Arbeit mit einer Plantafel oder Personalplanungssoftware (wie hier) können beispielsweise helfen, um Aufgaben gemeinsam systematisch abzuarbeiten.

6. Stetig statt energisch arbeiten

Wir alle kennen die Geschichten vom Hasen und der Schildkröte. Wer stetig am Ball bleibt, erzielt langfristig mehr, als jener, der alle Kraft in einen kurzen Zeitabschnitt steckt. Statt also das Chaos aufzubauen, um es dann schlagartig wieder abzubauen, sollten Sie vorteilhafte Verhaltensweisen in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

So können auch Ihr Tag im Büro angenehmer werden.

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